Klarspråk: Stiftelsestilsynet fant ut hvorfor søknadene kom i retur

30 % søknader i retur

Stiftelsestilsynet behandler mange søknader hvert år. Enten søknader om å opprette nye stiftelser eller søknader om å endre eller avvikle stiftelser. Problemet var at over 30 % av søknadene som kom inn, var fylt ut feil.

– I mange saker måtte vi gi søkerne mye veiledning for at de skulle greie å få en fullstendig søknad. For eksempel manglet søknaden ofte en begrunnelse for alle endringene stiftelsen søkte om, sier seniorrådgiver og prosjektleder May Helen Vik i Stiftelsestilsynet.

Dybdeintervjuer ga grunnlag for gode tekster

NTB Arkitekst hjalp Lotteri- og stiftelsestilsynet med en språklig kartlegging og brukertesting av nettsidetekstene. Resultatene viste at det ikke var i selve språket problemet lå – tekstene virket enkle å lese og forstå.

Da NTB Arkitekst intervjuet de ansatte, kom det egentlige problemet fram: Tekstene manglet viktig informasjon som søkerne trenger for å fylle ut søknadene riktig.

NTB Arkitekst og tilsynet gikk grundig til verks for å avdekke det egentlige problemet med tekstene.

Det forteller May Helen Vik.

Korrekte og forståelige tekster med tverrfaglig skriveverksted

Dybdeintervjuene ga innsikt i hvilken informasjon søkerne manglet. Etterpå samarbeidet jurister fra tilsynet med språkkonsulenter fra NTB Arkitekst for å lage helt nye tekster til nettsidene. De nye tekstene skal gi leserne all informasjonen de trengte for å lykkes med søknaden på første forsøk.

– Nå viser tekstene tydeligere hva søknadene må inneholde for å få en rask behandling, og hvilken fremgangsmåte styrene må ha, forteller May Helen Vik i Stiftelsestilsynet.

NTB Arkitekst hjalp Stiftelsestilsynet med å

• kartlegge og brukerteste språket på nettsidene
• intervjue brukere av nettsidene og ansatte i Lotteri- og stiftelsestilsynet
• gjennomføre tekstverksteder
• utforme nye nettsidetekster
• brukerteste de nye tekstene med faktiske brukere

I 2015 vant Lotteri- og stiftelsestilsynet Statens klarspråkspris. De har satset sterkt på klarspråk og merker effekten av det.